Blog

Jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę w 2025 roku – przewodnik krok po kroku

2025-04-07 14:33 Aktualności
Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych, które musi dopełnić zarówno pracodawca, jak i przyszły pracownik. Poniżej prezentujemy szczegółowy wykaz dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia zatrudnienia oraz wskazujemy, jak Residence Angels może profesjonalnie wesprzeć ten proces – szczególnie w kontekście legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców.

Profesjonalna obsługa z Residence Angels

Residence Angels specjalizuje się w kompleksowej obsłudze klientów korporacyjnych w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce. Nasze usługi obejmują również weryfikację legalności zatrudnienia, co pozwala uniknąć błędów formalnych oraz potencjalnych sankcji.

Wymagane dokumenty i formalności przy zatrudnieniu na umowę o pracę

Poniżej znajduje się lista dokumentów, które przyszły pracownik powinien przedstawić przed rozpoczęciem pracy:

1. Szkolenie BHP

  • Zaświadczenie o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP (może być zrealizowane online).
  • Praca może rozpocząć się dopiero po przedstawieniu tego dokumentu.

2. Dokumenty do zgłoszenia do ZUS

  • Informacja o członkach rodziny zgłaszanych do ubezpieczenia zdrowotnego (małżonek/dzieci), zawierająca:
  • Adres zamieszkania i zameldowania,
  • Numer PESEL.
  • Informacja o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w poprzednim miejscu pracy w bieżącym roku.

3. Dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie

  • Dyplom ukończenia ostatniej szkoły.
  • Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia.

4. Dokumenty podatkowe

  • Wypełniony formularz PIT-2: PIT-2 – formularz do pobrania
  • Z dopiskiem „Umowa o pracę” i datą wpływu.
  • Oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (jeśli dotyczy): Formularz

5. Kwestionariusze osobowe

6. Dokumentacja wynagrodzenia

7. Badania lekarskie

  • Kopia skierowania na badania wstępne.
  • Kopia orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy.

8. Informacje adresowe

  • Adres zamieszkania – wymagany we wszystkich dokumentach, chyba że dany dokument wskazuje inaczej.
  • Adres zameldowania (jeśli inny niż zamieszkania) – wymagany przez ZUS, może być przesłany w dowolnej formie.

9. Umowa o pracę

  • Podpisana umowa o pracę wraz z dodatkową informacją (np. stanowisko, miejsce pracy).

10. PPK – Pracownicze Plany Kapitałowe

  • Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (jeśli dotyczy): Formularz

11. Kod zawodu

12. Zgoda na komunikację mailową

  • Zgoda na przesyłanie PIT-11 i innych dokumentów na adres e-mail (może być wyrażona w treści maila).
  • Adres e-mail do wysyłki korespondencji.

13. Obywatelstwo

  • Informacja o obywatelstwie (jeśli inne niż polskie) – istotne w kontekście legalizacji pobytu i pracy.

Podsumowanie

Proces zatrudnienia pracownika na umowę o pracę wymaga zebrania wielu dokumentów i danych. Dla firm zatrudniających cudzoziemców kluczowe jest również dopilnowanie legalności pobytu i zatrudnienia. Residence Angels oferuje wsparcie na każdym etapie – od zebrania dokumentów, przez kontakt z urzędami, aż po monitoring zgodności z przepisami prawa.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma zatrudnia legalnie i bezpiecznie.